Tại buổi làm việc, UBND huyện Triệu Phong đã báo cáo thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy tại huyện Triệu Phong; đề xuất một số kiến nghị liên quan đến công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.  

Đồng chí Lê Quang Vịnh – Phó Giám đốc Sở Nội vụ phát biểu tại buổi làm việc

Thực hiện các văn bản chỉ đạo của cấp trên, UBND huyện Triệu Phong đã chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp cấp huyện và UBND các xã, thị quan tâm triển khai thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu.  Tổng số mét tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp cấp huyện và UBND các xã thị trấn là trên 1.044m, trong đó: Tài liệu được chỉnh lý hoàn thiện được lưu trữ tại kho lưu trữ huyện gồm 14m; Tài liệu đã số hóa gồm 23,7m, tài liệu rời lẽ (tích đống, bó gói) gồm 723,41m.

Đồng chí Nguyễn Thành Vũ – Phó Chủ tịch UBND huyện phát biểu tại buổi làm việc

UBND huyện cũng đã triển khai đến toàn thể cán bộ, công chức và người lao động thuộc UBND các xã, thị trấn thực hiện rà soát, chỉnh lý hồ sơ và tài liệu trong quá trình sắp xếp bộ máy đảm bảo theo đúng quy định. Đến nay, các cơ quan, đơn vị và địa phương đã chủ động triển khai thực hiện nghiêm túc, phân loại hồ sơ để thực hiện chỉnh lý, bó gói đảm bảo kế hoạch đề ra.

Các đại biểu phát biểu ý kiến về các khó khăn, vướng mắc gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số khó khăn như: Các cơ quan, đơn vị và địa phương không thực hiện việc lập hồ sơ mà chủ yếu chỉ đưa vào hộp, cặp tạm; Thiếu kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ; Cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ phần lớn bố trí kiêm nhiệm nên trình độ chuyên môn chưa phù hợp, kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ theo thực tế chưa có nên việc thực hiện các quy trình chỉnh lý, bó gói hồ sơ, tài liệu còn nhiều lúng túng; Chưa có hướng dẫn cụ thể đối với việc nộp lưu văn bản Mật; Một số cơ quan, đơn vị, địa phương do chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, hoặc nơi lưu trữ tài liệu ẩm thấp, chưa đảm bảo nên dẫn đến mối mọt, hư hỏng tàn phá hồ sơ, tài liệu, không thể chỉnh lý, sắp xếp…

Tại buổi làm việc, các thành viên Tổ công tác Sở Nội vụ đã phát biểu ý kiến, giải đáp, hướng dẫn tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của các đơn vị, địa phương về việc thực hiện công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

        Phát biểu tại buổi làm việc, đồng chí Lê Quang Vịnh – Phó Giám đốc Sở Nội vụ và đồng chí Nguyễn Thành Vũ – Phó Chủ tịch UBND huyện nhấn mạnh công tác văn thư lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng; việc thống kê, bàn giao, bảo quản hồ sơ, tài liệu công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy phải đảm bảo đúng thời gian, đúng quy định. Đồng chí Nguyễn Thành Vũ đề nghị các cơ quan, đơn vị khẩn trương, nghiêm túc triển khai thực hiện công tác rà soát, thống kê, sắp xếp và lưu trữ tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Trong đó, cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư lưu trữ để tiến hành rà soát, phân loại, hoàn thiện hồ sơ tài liệu phục vụ công tác bàn giao. Đồng chí cũng lưu ý các đơn vị rà soát hiện trạng các trụ sở dôi dư, đề xuất bố trí làm nơi lưu trữ tài liệu phù hợp, lâu dài. Giao Phòng Nội vụ nghiên cứu, tham mưu thành lập Tổ giúp việc công tác văn thư lưu trữ của huyện nhằm phối hợp theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, kịp thời…

Mỹ Bình