Có mặt tại UBND xã Triệu Trạch để làm các thủ tục liên quan đến đất đai, chị Lê Thị Diễm Hương, ở thôn Vân Tường, được cán bộ ở bộ phận một cửa của xã hướng dẫn sơ bộ về việc dùng ứng dụng zalo trên điện thoại thông minh quét mã QR - CODE đã được in ra dán sẵn để kiểm tra thông tin về lĩnh vực, mức độ hành chính mà mình muốn giao dịch. Chỉ chưa đầy hai phút thao tác, chị Hương đã tìm được những thông tin mình cần.
 
“Trước đây người dân đến UBND xã làm các TTHC thì phải chờ đợi để được tư vấn, hướng dẫn, nay bằng việc quét mã tra cứu thông tin, chúng tôi đã chủ động tìm được những thông tin về thủ tục mình cần làm một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian”, chị Hương cho biết.
 
Hiện nay, việc niêm yết công khai TTHC thuộc phạm vi giải quyết cấp xã đã được thực hiện đầy đủ ở các địa phương. Tuy nhiên, bản niêm yết công khai TTHC đôi lúc thiếu cập nhật kịp thời, thường xuyên mất mát, hư hỏng thông tin TTHC, nhất là trong mùa mưa gió, bão lụt, gây trở ngại trong việc tra cứu, lấy thông tin.
 
Thường xuyên xảy ra trường hợp người dân khó theo dõi thông tin TTHC vì có rất nhiều thủ tục cùng niêm yết, thậm chí người dân không biết chính xác được tên, lĩnh vực, mức độ TTHC mà mình muốn giao dịch để thực hiện tra cứu, vì vậy cần công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cụ thể.
 
Trong khi đa số công chức bộ phận một cửa ở các UBND cấp xã phải giải quyết khối lượng công việc nhiều. Chị Phan Thị Xuân Phương, công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc UBND xã Triệu Trạch chia sẻ, một cán bộ công chức cấp xã phải đồng thời đảm đương nhiều việc như làm công tác chuyên môn, tiếp nhận, tham mưu giải quyết TTHC liên quan, vào sổ theo dõi, vào phần mềm quản lý, hướng dẫn người dân và trợ giúp thực hiện hồ sơ trực tuyến.
 
Đồng thời vừa tuyên truyền dịch vụ bưu chính công ích, vừa cập nhật danh sách thủ tục vào phần mềm 1 cửa điện tử... Chính vì vậy, việc người dân hiểu biết về trình tự, thủ tục, thành phần hồ sơ và quy trình giải quyết là điều cần thiết, kể cả trong trường hợp người dân nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa hay nộp hồ sơ trực tuyến tại cổng dịch vụ công.
 
Xuất phát từ thực tế đó, chị Phương đã có sáng kiến hỗ trợ công dân tra cứu bộ TTHC cấp xã tại cổng dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh bằng mã QR - CODE. Mục đích của sáng kiến là nhằm nâng cao hiệu quả công tác cải cách TTHC của UBND xã Triệu Trạch, nâng cao hiệu quả công khai TTHC, giúp người dân hiểu rõ về TTHC và quy trình giải quyết, thành phần hồ sơ để chủ động hơn trong giao dịch hành chính, giảm tải cho bộ phận tiếp nhận, trả kết quả, qua đó nâng cao chỉ số hài lòng của Nhân dân đối với cơ quan nhà nước.
 
“Tôi đã suy nghĩ và mạnh dạn đề ra giải pháp là ban hành các mã QR - CODE theo từng TTHC. Các đường link về TTHC được ban hành tại cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh sẽ được mã hoá thành các mã QR - CODE để người dân thuận tiện quét mã, xem giới thiệu về thông tin liên quan đến các TTHC, bao gồm thông tin chung, trình tự thực hiện, thành phần hồ sơ, yêu cầu, điều kiện, phí, lệ phí, in phiếu hướng dẫn...
 
Các bộ mã QR - CODE được niêm yết thuận tiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đăng tải lên trang thông tin điện tử xã, niêm yết tại bảng tin, điểm sinh hoạt cộng đồng đăng tải tại các nền tảng xã hội như facebook, zalo mà công dân có thể theo dõi và tiếp cận được”, chị Phương chia sẻ.
 
Trước đây, việc niêm yết thủ tục giấy tại bảng niêm yết TTHC, in thành cuốn để tại bàn hướng dẫn vừa tốn kém chi phí in ấn, khó theo dõi, vừa dễ mất mát, hư hỏng, thiếu cập nhật kịp thời và không thể phục vụ nhu cầu theo dõi của nhiều người cùng một lúc.
 
Sau khi tìm kiếm đến các TTHC, người dân sẽ trực tiếp thực hiện theo từng bước để nộp hồ sơ đối với thủ tục mình đã quét mã thay vì việc tuyên truyền từng loại thủ tục nào có thể nộp hồ sơ trực tuyến tại cổng dịch vụ công trực tuyến, thủ tục nào nộp hồ sơ trực tiếp.
 
Đặc biệt, các TTHC sẽ được cập nhật, thay đổi theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật, các quyết định của UBND tỉnh mà không cần phải in ấn hay soạn thảo lại như việc in ấn trên giấy. Hiện nay, người dân sử dụng smartphone và truy cập internet, sử dụng các nền tảng mạng xã hội chiếm phần lớn.
 
Chính vì vậy, việc đưa mã QR - CODE tại các điểm hội họp, sinh hoạt cộng đồng, trên các nền tảng mạng xã hội, bộ phận một cửa sẽ giúp người dân dễ dàng, nhanh chóng tiếp cận.
 
Từ tháng 7/2022, UBND xã Triệu Trạch đã thực hiện thử nghiệm tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trang thông tin điện tử xã, trang facebook, bước đầu có những dấu hiệu tích cực, tạo được sự hài lòng cho người dân khi đến giao dịch. Phó Chủ tịch UBND xã Triệu Trạch Trần Đông cho biết:
 
Triển khai sáng kiến này, người dân chủ động chuẩn bị các thành phần hồ sơ theo đúng quy định (kể cả những nội dung như cần xuất trình bản chính để đối chiếu, thời hạn đăng ký khai sinh, khai tử), giảm tải cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ, tạo tâm lý thoải mái giữa người dân và cán bộ thực hiện nhiệm vụ.
 
Người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến sau khi quét mã QR - CODE đối với thủ tục mức độ 3,4 theo từng bước hướng dẫn cụ thể trên hệ thống, có thể theo dõi quy trình giải quyết hồ sơ, phí, lệ phí mà cơ quan hành chính thu. Việc mỗi người dân sử dụng điện thoại để đọc thường thông dụng hơn đọc tại bản giấy in sẵn và mỗi người đều có thể theo dõi mà không cần đợi.
 
Với những ưu việt trong triển khai sáng kiến hỗ trợ công dân tra cứu bộ TTHC cấp xã tại cổng dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh Quảng Trị bằng mã QR - CODE ở UBND xã Triệu Trạch, UBND huyện Triệu Phong đang đề xuất UBND tỉnh nghiên cứu nhân rộng ở các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện Triệu Phong nói riêng và các địa phương trong tỉnh nhằm nâng cao hiệu quả cải cách TTHC.

Tác giả bài viết: Thanh Trúc